Das System ermöglicht durch seine Quer- und Übermandantenfähigkeit eine flexible übergreifende Verwaltung personenbezogener Daten. Dies bedeutet, dass Personen ihre Daten eigenständig für andere Landesverbände sowie für den Dachverband freigeben können. Die entsprechende Einstellung zur Datenfreigabe kann direkt im persönlichen Benutzerkonto vorgenommen werden. Nach dieser Freigabe werden die Daten bei den anderen Verbänden sichtbar und können dort zur Weiterbearbeitung genutzt werden. Dabei bleibt die Möglichkeit bestehen, die Daten durch die Verbände zu ergänzen. Eine Änderung der Stammdaten durch andere Verbände ist jedoch nicht möglich, da die Datenhoheit weiterhin beim Herkunftsverband verbleibt.

Ein ähnlicher Prozess gilt auch für verbandsübergreifende Vereinswechsel. Im Falle eines Vereinswechsels wird der Spielerpass beim Herkunftsverband durch den abgebenden Verein abgemeldet. Anschließend kann der neue Verein den Spieler in seinem System aktivieren. Sobald der Wechsel abgeschlossen ist, wird die Datenfreigabe angepasst, und der neue Verband kann die personenbezogenen Daten übernehmen. Der abgebende Verband behält weiterhin Zugriff auf diese Daten, kann sie jedoch nur ergänzen, jedoch nicht mehr bearbeiten, da die Datenhoheit nun an den aufnehmenden Verband übergeht. Beim verbandsübergreifenden Vereinswechsel sind die Ausführungen unter dem Punkt Landesverbandswechsel zu beachten.

Damit steht der Antrag nun zur Bearbeitung bei der Passtelle bereit. Gemäß dem Antragsstatus ist nun die Passtelle dafür verantwortlich, den Antrag weiter zu bearbeiten.

Nachdem die Passtelle den Antrag genehmigt hat, steht der Pass dem beantragenden Verein zur Verfügung und kann im Modul “PassOnline” unter dem Menüpunkt Pässe eingesehen und gedruckt werden.