Um einen Spielausweis beantragen zu können, muss der Rechteinhaber in seinem Benutzerkonto angemeldet sein und die Rolle ‚PassOnline‘ auswählen. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangt der Nutzer auf die Startseite von PassOnline. Hat man für mehrere Stammvereine die Funktion ‚PassOnline-Bearbeiter‘ oder ‚PassOnline-Leser‘ kann man über den Auswahlpfeil im Feld ‚Funktion‘ einen Verein auswählen. Innerhalb eines Vereins kann man entweder Leser oder Bearbeiter sein.
Auf der Startseite erhält man einen ersten Überblick über die Passvorgänge des Vereins sowie Links zu Anträgen und häufig benötigten Formularen. Nach einem Klick auf ‚PassOnline‘ gelangt man zum Bearbeitungsbereich. Im Hauptmenü befinden sich dann die Menüpunkte:

Sofern ein Antrag gestellt werden soll, ist vor einer Antragstellung zu klären, welche Art Antrag zu stellen ist.

Konsequenzen bei Missbrauch

Im Menüpunkt “Anträge” werden Passanträge verwaltet, deren Bearbeitungsstatus angezeigt sowie Anträge für Spieler gestellt, die dem Verein noch nicht angehören (Neuantrag, Vereinswechsel).

Voreingestellt ist der Antragsstatus “alle ausgefüllt/Fehler” und die Anzahl von 25 Ergebnissen wird angezeigt. Mittels der weiteren Felder kann die Suche nach einem bestimmten Datensatz eingegrenzt werden. Mit einem Klick auf das Symbol „Lupe“ startet man die Suche. Die Gesamtanzahl der Treffer wird unter „Ergebnis“ angezeigt, ggfs. kann die Anzahl der angezeigten Datensätze erhöht werden oder der Nutzer kann über die Symbole ,>‘ und ,<‘ vor- bzw. zurückblättern.

Es können sowohl einzelne Spieler durch die Eingabe des Namens und/oder Vornamens oder der Antragsnummer aufgerufen werden, als auch eine Auswahl an Spielern über die Auswahl eines bestimmten Status. Auch die Suche nach Namensteilen wie “M*” oder nach Geburtsdatum, Passnummern oder entsprechenden Kombinationen ist möglich.

Als Ergebnis der Antragssuche werden die gefundenen Datensätze in einer Übersichtstabelle dargestellt. Von hier aus ist es möglich, die Detaildaten des Antrags anzuzeigen (Klick auf Details in blauer Schrift). Neue Anträge zu erstellen erfolgt über das Icon “Plus”, existierende zu bearbeiten über das Icon “Stift” oder zu löschen über das Icon “Kreuz”.

Der Antragsstatus beschreibt den Stand der Bearbeitung und kann gut zur Suche ausgewählter Anträge genutzt werden. Die nachfolgende Tabelle beschreibt die zur Verfügung stehenden Suchkriterien.

Das Feld Antragsstatus beinhaltet in der Übersichtstabelle ein Bearbeitungskürzel, dessen Bedeutung folgende Tabelle näher aufzeigt.

Nachfolgend der Verfahrensablauf, der die grundsätzlichen Schritte bei einem Antrag auf Erteilung/Änderung einer Spielberechtigung aufzeigt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es Sonderfälle gibt, deren Verfahrensablauf davon abweichen kann.

• Alle relevanten persönlichen Daten zur Erteilung einer Spielberechtigung werden im System erfasst.
• Das System generiert einen ausgefüllten Antrag, der vom Nutzer ausgedruckt wird.
• Dieser gedruckte Antrag wird von allen aufgeführten Personen unterschrieben und ggfs. gestempelt.
• Ein aktuelles und zeitnahes Bild des Spielers sowie sämtliche vorzulegenden Antragsdokumente müssen hochgeladen werden. (Es ist grundsätzlich der Antrag hochzuladen, dessen Antragsnummer im System angezeigt wird.)
• Der PassOnline-Bearbeiter bestätigt seine Befugnis zur Antragstellung, die Vollständigkeit und die Korrektheit aller erforderlichen Unterlagen sowie die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften der Spielordnung DHB).
• Über ‘Absenden‘ wird die Spielberechtigung verbindlich beantragt, ein vorläufiger Spielausweis kann gedruckt werden (Ausnahme: Sonderspielrechte). Dieser vorläufige Spielausweis ist 14 Tage gültig.
• Der Antrag wird durch die HVW-Passstelle kontrolliert und bei Vorliegen aller Voraussetzungen wird die Spielberechtigung erteilt.
• Der Original-Spielausweis wird als Druckdatei zum Download bereitgestellt.

Anträge, die länger als ein halbes Jahr im Status ,ausgefüllt‘ stehen, sind ungültig und werden automatisch aus dem System gelöscht. Der Antrag ist in diesem Fall nochmals neu zu erstellen und alle Unterschriften sind auf dem neuen Antrag nochmals einzuholen.

Sind Unterlagen nicht ausreichend oder entspricht das Foto nicht den Vorgaben von PassOnline wird von der Passstelle eine entsprechende Mitteilung per Mail an die PassOnline-Bearbeiter des Vereins verschickt. Der Antragsstatus verändert sich dann von ,Doks‘ auf einen der o.g. Fehlerstati. Der Verein hat dann die Möglichkeit über den Icon ‚Stift‘ Unterlagen nachzureichen oder ein neues Foto hochzuladen.

Die Behebung des Fehlers muss unverzüglich, spätestens aber innerhalb der 10-Tages-Frist erfolgen. Die Fristenübersicht befindet sich auf der Startseite.

Der A-Status ändert sich nach dem Hochladen der neuen Dokumente/des neuen Fotos in ,F/D neu‘.

Im Menüpunkt ,Pässe‘ werden Spieler und deren Spielberechtigungen verwaltet sowie Anträge für Spieler erstellt, die bereits dem Verein angehören (vereinsinterne Änderung).

Im Kopfbereich der Bildschirmseite finden sich verschiedene Kriterien um die Suche nach Datensätzen einzugrenzen. Einzelne Spieler lassen sich durch die Eingabe des Namens und/oder Vornamens oder der Antragsnummer aufrufen. Weiterhin lassen sich Spieler auch über eine Auswahl des Status suchen. Auch die Suche nach Namensteilen wie ,M*‘ oder ,*rt*‘ sowie nach Geburtsdatum, Passnummern oder entsprechenden Kombinationen ist möglich.

Voreingestellt ist der Passstatus ‚erstellt‘ und die Anzahl von maximal 25 Ergebnissen pro Seite. Mit einem Klick auf das Symbol „Lupe“ startet man die Suche. Die Gesamtanzahl der Treffer wird unter „Ergebnis“ angezeigt, ggfs. kann die Anzahl der angezeigten Datensätze erhöht werden oder der Nutzer kann über die Symbole ,>‘ und ,<‘ vor- bzw. zurückblättern.

Nach Durchführung der Suche werden die ermittelten Datensätze in der Ergebnisübersicht angezeigt. Die Spalte ,Ende‘ bezieht sich auf das Ende eines Spielrechts.

In der Spalte ,K-Id‘ ist eine für jeden Spieler zufällig generierte vierstellige ID-Nummer ersichtlich. Diese ID-Nummer wird bei jedem Vorgang (Antragstellung, Passdruck) neu generiert und ist auf dem Spielausweis sowie der Abmeldebestätigung enthalten. Bei einem Vereinswechsel innerhalb der Verbände, die mit Phoenix II Handball arbeiten, entfällt dadurch die Eingabe der persönlichen Daten eines Spielers. Es ist dann lediglich notwendig, den Verein, die Spielausweisnummer und die Kontroll-ID anzugeben.

Erfolgt die Anzeige der Pass-Nr. in blauer Schrift, gelangt man mit einem Klick auf die Pass-Nr. (je nach Pass-Status) zur Anzeige des (vorläufigen) Spielausweises oder der Abmeldebestätigung. Ist die Pass.-Nr. in schwarzer Schrift dargestellt, gibt es keine Druckdatei (Altbestände).

Über den Eintrag “Details” (blaue Schrift) lassen sich die detaillierten Spielrechte anzeigen. Wählt man einen Datensatz eines Spielers aus, erscheinen in der Detailansicht neben den persönlichen Daten die Spielrechte sowie das hinterlegte Passbild des Spielers.

Über folgenden Link findet sich die detailierte Vorgehensweise zur Durchführung von Vereinsinternen Änderungen

Der abgebende Verein kann das Abmeldedatum eines Spielers im System eintragen, wenn sich dieser als Handballspieler im Verein schriftlich abgemeldet oder mit dem Handballspielen aufgehört hat. Hat der Spieler ein Meisterschaftsspiel im Verein absolviert, ist der Tag des letzten Meisterschafts-/Pokalspiels einzutragen (auch Spiele im Zweitverein sind zu berücksichtigen). Voreingestellt ist das Tagesdatum, jedoch ist der Tag des letzten Spieles aktiv einzutragen. Hat der Spieler kein Meisterschaftsspiel absolviert, wird der Tag, an dem sich der Spieler als Handballspieler abgemeldet hat (Zugang beim Verein) eingetragen.

Im Anschluss daran wird eine Abmeldebestätigung als pdf-Datei zum Download bereitgestellt. Im Falle eines Wechsels ist diese dem Spieler zu übermitteln. Hat die Person seinen Account in Phoenix II Handball aktiviert, kann er über eigene Daten / Pass auch selbst darauf zugreifen.

Wenn der Vertrag eines Spielers vorzeitig beendet werden soll, so erfolgt dies ebenfalls über den Button “Abmeldung” (rotes Kreuz). Bei Vertragsspielern öffnet sich automatisch der Bildschirm mit den Daten zur Vertragsauflösung.

Im Datenfeld “Verbleib” muss ausgewählt werden, ob der Spieler weiterhin im Verein bleibt aber ohne Vertrag, oder ob der Spieler auch den Verein wechselt. Im Anschluss daran muss über Klick auf den Button “Download Datei” das entsprechende Formular zur Vertragsauflösung heruntergeladen werden. Es erscheint zunächst ein Popup-Fenster welches nochmals darauf hinweist, dass die Vertragsauflösung erst mit dem Eingang bei der Passtelle wirksam wird.

Nachdem das Popup bestätigt wurde, wird das Anzeigedokument zur Vertragsauflösung als PDF-Datei erstellt und kann nun gespeichert werden.

Der Prozess kann nur mit dem Hochladen der Vertragsauflösung fortgesetzt werden. Solange dieses Formular nicht vorliegt, wird der Antrag mit Klick auf “Speichern” in den Wartestatus gesetzt. (“Abbrechen” löscht alle Daten dieses Vorganges und kehrt zur Ausgangsmaske zurück.)

Es wird ausdrücklich empfohlen, muss aber nicht die vom System generierte Downloaddatei verwendet werden. Wichtig ist, dass das Formular ausgefüllt (enthält die Unterschriften aller beteiligten Personen) ist und der gültigen Formularversion entspricht! Dazu wählt man im Menü “Pässe” erneut den Button “Abmelden” für diese Person aus. Jetzt kann das unterzeichnete Dokument zur Vertragsauflösung im Datenfeld “Upload” hochgeladen werden.

Über den Button “Auflösen” oben rechts, wird die Vertragsauflösung nun bei der Passstelle eingereicht.

Im Menüpunkt Passarchiv findet man die Passhistorie von Spielern, die mal eine Spielbrechtigung für den Verein besessen haben (zu anderem Verein gewechselt, aufgehört oder aus sonstigen Gründen archivierte Spieler.