1. Handbuch Siebenmeter-Modul: PassOnline

Version: 2.0

Status: Aktualisierung

Datum: 01.03.2022

2. Einleitung

Anfang der 1990er Jahre wurden die Spielausweise noch mit der Schreibmaschine geschrieben und das Spielausweisarchiv war ein großer Schrank mit vielen Karteikarten. Mit dem Einsatz von Computern auf der Geschäftsstelle des HVW (seit 1993) wurden die Karteikarten durch die elektronische Ablage ersetzt, das Fax verkürzte den Postweg und der Schreibmaschine folgte der Nadeldrucker. Mit der Einführung von PassOnline im Jahr 2012 leitete der Handballverband Württemberg die nächste Veränderung hinsichtlich der Erteilung von Spielberechtigungen im Handball - dem wohl wichtigsten Dokument im Handballsport - ein. Im Jahr 2019 ging man konsequent den nächsten großen Schritt in Richtung Digitalisierung und Entlastung der Vereine. Die grauen Spielausweise wurden abgeschafft. Die Vereine können seither im Bedarfsfall Spielausweise selbst drucken. Zudem können Spieler über die App „ID-Online“ ihre Spielberechtigung jederzeit selbst abrufen. Nun gehen die Verbände im DHB, die das Programm der Handball4all nutzen, den nächsten Schritt. Mit „PassOnline 2.0“ wird die Antragsplattform in das Verwaltungsprogramm Phönix II (das den Vereinsmitarbeitern bereits aus den Bereichen Personen- und Vereinsaccount bekannt ist) integriert. Die PassOnline-Bearbeiter und -Leser müssen zukünftig das Programm Phönix II nicht mehr verlassen, um Passanträge zu bearbeiten. Die Details zur Handhabung von PassOnline finden Sie in diesem Handbuch.

3. Wie bekommt man einen Zugang?

Über den Vereinslogin auf der Homepage des Landesverbandes unter kann der Verein maximal an zwei Personen (Nutzer) das Recht für die Spielausweis-Beantragung vergeben. Wir empfehlen nachdrücklich, zur eigenen Kontrolle und hinsichtlich der Sorgfaltspflicht die Zugangsdaten für das Vereinskonto (Konto mit Administratorenrechten) nicht weiterzugeben.

Jeder einzelne Nutzer muss auf der Homepage des Landesverbandes persönlich registriert sein, bevor er in der Rechteverwaltung als Nutzer freigeschaltet werden kann. Wer noch keinen persönlichen Zugang hat, folgt einfach den Anweisungen des Systems zur Registrierung auf der Homepage. Die Rechtevergabe im Vereinskonto ist wie die Rechtevergabe bezüglich SMS-Ergebnismeldung und Spielplanung aufgebaut und sollte keine allzu große Hürde darstellen.

Der Verein muss einmalig die ‚Allgemeinen Nutzungsbedingungen‘ für PassOnline bei der Rechteverwaltung zur Kenntnis nehmen und akzeptieren, erst dann steht dem Nutzer - nach erfolgreicher Registrierung, der Freischaltung durch den Verein und der Anmeldung auf der Homepage - PassOnline in der aktuellen Fassung zur Verfügung.

4. Allgemeines

4.1 Login

Um einen Spielausweis beantragen zu können, muss der Rechteinhaber in seinem Benutzerkonto angemeldet sein und die Rolle ‚Passonline‘ auswählen

Nach erfolgreicher Anmeldung gelangt der Nutzer auf die Startseite von PassOnline.

4.2 Startseite

Auf der Startseite erhält man einen ersten Überblick über die Passvorgänge des Vereins sowie Links zu Anträgen und häufig benötigten Formularen Über ,Logout‘ und Schließen des Browserfenster kann das Programm verlassen werden.

Hat man für mehrere Stammvereine die Funktion ‚PassOnline-Bearbeiter‘ oder ‚PassOnline-Leser‘ kann man über den Auswahlpfeil im Feld ‚Funktion‘ einen Verein auswählen.

Nach einem Klick auf ‚PassOnline‘ gelangt man zum Bearbeitungsbereich. Im Hauütmenü befinden sich die Menüpunkte ‚Anträge‘, ‚Pässe‘, ‚Passarchiv‘ und ‚DHB‘.

5. Anträge

Im Menüpunkt ,Anträge‘ werden Passanträge verwaltet, der Bearbeitungsstatus angezeigt sowie Anträge für Spieler gestellt, die dem Verein noch nicht angehören (Neuantrag, Vereinswechsel)

Im Menüpunkt ,Anträge‘ werden Passanträge verwaltet sowie der Bearbeitungsstatus angezeigt. Voreingestellt ist der Antragsstatus ‚alle ausgefüllt/Fehler‘ und die Anzahl von 25 Ergebnissen angezeigt. Mittels der weiteren Felder kann die Suche nach einem bestimmten Datensatz eingegrenzt werden. Mit einem Klick auf das Symbol „Lupe“ startet man die Suche. Die Gesamtanzahl der Treffer wird unter „Ergebnis“ angezeigt, ggfs. kann die Anzahl der angezeigten Datensätze erhöht werden oder der Nutzer kann über die Symbole ,>‘ und ,<‘ kann der Nutzer vor- bzw. zurückblättern.

Es können so sowohl einzelne Spieler durch die Eingabe des Namens und/oder Vornamens oder der Antragsnummer aufgerufen werden, als auch eine Auswahl an Spielern über die Auswahl eines bestimmten Status o.a. Auch die Suche nach Namensteilen wie ,M*‘ oder ,*rt*‘ sowie nach Geburtsdatum, Passnummern oder entsprechenden Kombinationen ist möglich.

5.1 Begriffe im Filter-Feld ‚A-Status‘

Das Feld ,A-Status‘ bietet die Möglichkeit der Auswahl für verschiedene Vorgänge: A-Status: (Antragsstatus)

ListenpunktKeine Auswahl = alle Anträge werden angezeigt

ListenpunktAlle ausgefüllt/Fehler = alle ausgefüllten oder mit Fehlerstatus von der Passstelle zurückgegeben (Standardfilter: Hier muss gearbeitet werden)

Listenpunktausgefüllt = Zeigt alle erstellten Anträge, die sich derzeit im vereinsinternen Umlauf zur Unterzeichnung befinden.

Listenpunktbeantragt = alle Anträge die beim Einreichen mit Vermerk ‚Prüfung durch Passstelle‘ eingereicht wurden

Listenpunkteingereicht = alle Anträge die zur Passstelle eingereicht wurden

Listenpunktin Bearbeitung = Passstelle bearbeitet/prüft den Antrag

Spielberechtigung erteilt = der Antrag wurde von der Passstelle genehmigt, Person ist spielberechtigt

Pass gedruckt = die Druckdatei des Spielausweises wurde digital bereitgestellt

Fehler: Foto = das eingereichte Passbild wurde von der Pass-Stelle abgelehnt

Fehler: komplett = der Antrag/die Unterlagen ist/sind nicht komplett

Fehler: Pass = beim (bisherigen) Pass liegt ein Fehler vor

Kontakt = Passstelle bittet um Kontaktaufnahme durch den Verein

Foto/Dokument neu = das Passbild und/oder Unterlagen wurden vom Verein ergänzt und erneut zur Passstelle eingereicht

Prüfung erbeten = Antrag soll durch Passstelle (nochmal) geprüft werden

Lizenzantrag hochgeladen = dieser Status wird nicht mehr verwendet, nur noch Altbestände

Übernahme AltSystem = dieser Status wird nicht mehr verwendet, nur noch Altbestände

5.2 Schaltflächen

Über die Icons ‚Plus, Stift und Kreuz‘ werden Anträge erstellt für Spieler, die bislang noch keinen Spielausweis für den Verein des Nutzers hatten, entweder, weil sie noch nie eine Spielberechtigung hatten (Neuantrag) oder weil sie in einem anderen Verein eine Spielberechtigung hatten (Vereinswechsel). Es werden Anträge eingereicht/bearbeitet oder gelöscht.

5.3 Übersicht

In der Übersicht der (ggfs. durch Voreinstellung eines Filters) ausgewählten Datensätze, kann der Antrag nochmals angezeigt werden (Antragsnummer in blauer Schrift). Der Bearbeitungsstatus (A-Status) sowie die Art des Antrags (Aktion) wird angezeigt. Über ‚Details‘ (blaue Schrift) wird eine Detailansicht angezeigt.

5.4 Kürzel im Feld ,A-Status‘ in der Übersicht

Im Feld ,A-Status‘ wird der Bearbeitungsstatus eines Antrags angezeigt.

,ausg‘: Die Daten des Spielers wurden im System erfasst und ein Antrag erstellt, der Antrag befindet sich im vereinsinternen Umlauf.

,Doks‘: Der Verein hat seine Unterlagen online eingereicht, die weitere Bearbeitung durch die HVW-Passstelle ist noch nicht erfolgt.

,kompl‘: Von der Passstelle wurden Unterlagen nachgefordert, da die eingereichten Unterlagen fehlerhaft oder nicht komplett waren. Eine entsprechende Mail wurde an die PassOnline-Bearbeiter geschickt.

,Foto‘: Von der Passstelle wurde ein neues Foto angefordert, da es nicht den Anforderungen entsprach oder nicht aktuell war. Eine entsprechende Mail wurde an die PassOnline-Bearbeiter geschickt.

,Kontakt‘: Von der Passstelle wurde um Kontaktaufnahme bzgl. einer Rückfrage gebeten. Eine entsprechende Mail wurde an die PassOnline-Bearbeiter geschickt.

,IBe‘: Die Passstelle hat ihre Prüfung noch nicht abgeschlossen, der Antrag ist in Bearbeitung.

,Foto/Doks neu‘: Der Verein hat die nachzureichenden Unterlagen/das neue Foto hochgeladen, die erneute Bearbeitung durch die HVW-Passstelle ist noch nicht erfolgt.

,spb‘: Der Antrag wurde geprüft, die beantragte Spielberechtigung erteilt. Der Spielausweis steht im Druck.

,druck‘: Die Druckdatei steht unter ‚Pässe‘ bereit.

,wid‘: Der Antrag wurde widerrufen, die beantragte Spielberechtigung ist von Anfang an unwirksam.

6. Pässe

Im Menüpunkt ,Pässe‘ werden Spieler und deren Spielberechtigungen verwaltet sowie Anträge für Spieler erstellt, die bereits dem Verein angehören (vereinsinterne Änderung).

Es können so sowohl einzelne Spieler durch die Eingabe des Namens und/oder Vornamens oder der Antragsnummer aufgerufen werden, als auch eine Auswahl an Spielern über die Auswahl eines bestimmten Status o.a. Auch die Suche nach Namensteilen wie ,M*‘ oder ,*rt*‘ sowie nach Geburtsdatum, Passnummern oder entsprechenden Kombinationen ist möglich.

Im Menüpunkt Pässe werden Spieler und deren Spielberechtigungen verwaltet. Voreingestellt ist der Passstatus ‚erstellt‘ und die Anzahl von 25 Ergebnissen angezeigt. Mittels der weiteren Felder kann die Suche nach einem bestimmten Datensatz eingegrenzt werden. Mit einem Klick auf das Symbol „Lupe“ startet man die Suche. Die Gesamtanzahl der Treffer wird unter „Ergebnis“ angezeigt, ggfs. kann die Anzahl der angezeigten Datensätze erhöht werden oder der Nutzer kann über die Symbole ,>‘ und ,<‘ kann der Nutzer vor- bzw. zurückblättern. Es können so sowohl einzelne Spieler durch die Eingabe des Namens und/oder Vornamens oder der Passnummer aufgerufen werden, als auch eine Auswahl an Spielern über die Auswahl eines bestimmten Status o.a. Auch die Suche nach Namensteilen wie ,M*‘ oder ,*rt*‘ sowie nach Geburtsdatum, Passnummern oder entsprechenden Kombinationen ist möglich.

6.1 P-Status (Pass-Status)

Das Feld ,P-Status‘ bietet einen Filter für verschiedene Vorgänge: • ,erstellt‘: Ist die voreingestellte Auswahl und zeigt alle erteilten „aktiven“ Spielberechtigungen an, ohne die noch laufenden Anträge (auch nicht die vorläufig erteilten) und die abgemeldeten Spieler. . • ,nicht erstellt‘: Für den Spieler wurde ein Antrag eingereicht, das Spielrecht jedoch noch nicht erteilt (Um Prüfung gebeten, Sonderspielrecht, prüfen Sie den Status unter ,Anträge‘) • ,vorläufig erstellt‘: Der Verein hat den Antrag online eingereicht und einen vorläufigen Spielausweis erstellt, die endgültige Bearbeitung und Erteilung der Spielberechtigung durch die HVW-Passstelle steht noch aus. • ,abgemeldet‘: Alle abgemeldeten „ehemaligen“ Spieler, die keinen Vereinswechsel vorgenommen haben, werden angezeigt.

6.2 Übersicht

In der Übersicht der (ggfs. durch Voreinstellung eines Filters) ausgewählten Datensätze, kann der (vorläufige) Spielausweis (nur, wenn ein Foto hinterlegt ist) oder die Abmeldebestätigung angezeigt werden (Passnummer in blauer Schrift). In der Spalte ,D/V/K‘ ist zu erkennen, ob ein Spieler ein Sonderspielrecht wie z.B. Doppelspielrecht (DSR), Vertrag (V), Gastspielrecht oder Zweifachspielrecht besitzt. Die Spalte ,Ende‘ bezieht sich auf das Ende eines Spielrechts.

In der Spalte ,K-Id‘ ist die für jeden Spieler zufällig generierte vierstellige ID-Nummer ersichtlich. Diese ID-Nummer wird bei jedem Vorgang (Antragstellung, Passdruck) neu generiert und auf dem Spielausweis sowie der Abmeldebestätigung rechts unten aufgedruckt. Bei einem Vereinswechsel innerhalb des Landesverbands entfällt bei Eingabe des Vereins, der Spielausweisnummer, der ID-Nummer die zusätzliche Eingabe der persönlichen Daten.

Ist die Pass-Nr. in blauer Schrift gehalten, gelang man mit einem Klick auf die Pass-Nr. – je nach Pass-Status - zur Druckdatei des (vorläufigen) Spielausweises oder der Abmeldebestätigung. Ist die Pass.-Nr. in schwarzer Schrift dargestellt, gibt es keine Druckdatei. Dies kann zum Beispiel daran liegen, dass kein Foto beim Spieler hinterlegt ist (s. hierzu Abschnitt ‚Aktualisierung de Passbilds‘)

Über ‚Details‘ (blaue Schrift) lassen sich die detaillierten Spielberechtigungsdaten anschauen. Wählt man einen Datensatz eines Spielers aus, erscheinen in der Detailansicht neben den persönlichen Daten die Spielrechte sowie das hinterlegte Foto des Spielers.

6.3 Schaltflächen

Über die Icons ‚Plus, ‚Stift‘ und ‚Kreuz‘ werden Anträge erstellt (s. Abschnitt ‚Antragstellung‘) für Spieler, die bereits eine Spielberechtigung für den Verein des Nutzers haben (sog. vereinsinterne Änderung) Ebenso kann das Passbild erneuert werden oder der Spieler abgemeldet werden.

6.4 Abmeldung

Der abgebende Verein kann das Abmeldedatum eines Spielers im System eintragen, wenn sich dieser als Handballspieler im Verein schriftlich abgemeldet oder mit dem Handballspielen aufgehört hat. Hat der Spieler ein Meisterschaftsspiel im Verein absolviert, ist der Tag des letzten Meisterschafts-/Pokalspiels einzutragen (auch Spiele im Zweitverein sind zu berücksichtigen). Voreingestellt ist das Tagesdatum. Es darf nicht einfach das eingetragene Datum übernommen werden sondern der Tag des letzten Spiels ist aktiv einzutragen. Hat der Spieler kein Meisterschaftsspiel absolviert, wird der Tag, an dem sich der Spieler als Handballspieler abgemeldet hat als Abmeldung eingetragen.

Im Anschluss wird eine Abmeldebestätigung als pdf-Datei zum Download bereitgestellt. Im Falle eines Wechsels ist diese dem Spieler auszuhändigen.

Es empfiehlt sich, regelmäßig eine Datenbereinigung durchzuführen und sog. ‚Karteileichen‘ abzumelden. Die regelmäßige Bereinigung des Datenbestands gestaltet den Vereinsbestand auch im Hinblick auf SpielberichtOnline übersichtlicher.

6.5 Passarchiv

Im Passarchiv findet man die Passhistorie von Spielern, die den Verein verlassen haben und z.B. in einem anderen Landesverband spielen oder aus sonstigen Gründen archivierte Spieler. Bitte keine Spieler, die sich nur im Passarchiv befinden einsetzen! Pässe aus dem Passarchiv müssen durch die zuständige Passstelle erst geprüft und ggfs wieder aktiviert werden. Dazu sollte eine E-Mail an die Passstelle gesendet werden. Erst nach der Aktivierung durch die Geschäftsstelle können Reaktivierung oder vereinsinterne Änderungen wieder erfolgen.

7. Antragsstellung

7.1 Welcher Antrag soll gestellt werden

Vor einer Antragstellung muss geklärt werden, welcher Antrag zu stellen ist. Man unterscheidet zwischen Anträgen für die Spieler, die noch keine Spielberechtigung im Verein haben und Spielern, die bereits eine Spielberechtigung im Verein haben.

Über den Menüpunkt Anträge werden Anträge erstellt für Spieler, die noch nicht im Verein sind. Bei Auswahl des icons ‚Plus‘ hat man die Wahl zwischen

Neuantrag (Spieler hatte noch nie eine Spielberechtigung, auch nicht in einem anderen Landesverband oder einem anderen Nationalverband, also im Ausland)

Vereinswechsel (Spieler hatte bereits eine Spielberechtigung bei einem anderen Verein und soll eine Spielberechtigung für den Verein des Bearbeiters erhalten)

Über den Menüpunkt ‚Pässe‘ Anträge für Spieler erstellt, die bereits dem Verein angehören

Vereinsinternen Änderung‘ (Spieler soll ein weiteres Spielrecht erhalten, die Spielberechtigung soll reaktiviert werden oder eine Namensänderung beantragt werden)

Über die Filter-Funktion ruft man den gewünschten Datensatz auf, wählt diesen aus und kann über das Icon ‚Plus’ die Daten in einen Antrag übernehmen.

7.2 Allgemeiner Verfahrensablauf

Nachfolgend der Verfahrensablauf, der die grundsätzlichen Schritte bei einem Antrag auf Erteilung/Änderung einer Spielberechtigung aufzeigt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es Sonderfälle gibt, deren Verfahrensablauf davon abweichen kann.

Alle relevanten persönlichen Daten zur Erteilung einer Spielberechtigung werden im System erfasst.

Das System generiert einen ausgefüllten Antrag, der vom Nutzer ausgedruckt wird.

Dieser gedruckte Antrag wird von allen aufgeführten Personen unterschrieben und ggfs. gestempelt.

Ein aktuelles und zeitnahes Bild des Spielers sowie sämtliche vorzulegenden Antragsdokumente müssen hochgeladen werden. (Es ist grundsätzlich der Antrag hochzuladen, dessen Antragsnummer im System angezeigt wird.)

Der PassOnline-Bearbeiter bestätigt seine Befugnis zur Antragstellung, die Vollständigkeit und die Korrektheit aller erforderlichen Unterlagen sowie die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften der Spielordnung DHB).

Über ‘Absenden‘ wird die Spielberechtigung verbindlich beantragt, ein vorläufiger Spielausweis kann gedruckt werden (Ausnahme: Sonderspielrechte). Dieser vorläufige Spielausweis ist 14 Tage gültig.

Der Antrag wird durch die HVW-Passstelle kontrolliert und bei Vorliegen aller Voraussetzungen wird die Spielberechtigung erteilt.

Der Original-Spielausweis wird als Druckdatei zum Download bereitgestellt.

Anträge, die länger als ein halbes Jahr im Status ,ausgefüllt‘ stehen, sind ungültig und werden automatisch aus dem System gelöscht. Der Antrag ist in diesem Fall nochmals neu zu erstellen und alle Unterschriften sind auf dem neuen Antrag nochmals einzuholen.

7.3 Fehlerbehebung

Sind Unterlagen nicht ausreichend oder entspricht das Foto nicht den Vorgaben von PassOnline wird von der Passstelle eine entsprechende Mitteilung per Mail an die PassOnline-Bearbeiter des Vereins verschickt. Der A-Status verändert sich dann von ,Doks‘ auf einen der o.g. Fehlerstati. Der Verein hat dann die Möglichkeit über den Icon ‚Stift‘ Unterlagen nachzureichen oder ein neues Foto hochzuladen.

Die Behebung des Fehlers muss unverzüglich, spätestens aber innerhalb der 10-Tages-Frist erfolgen. Die Fristenübersicht befindet sich auf der Startseite.

Der A-Status ändert sich nach dem Hochladen der neuen Dokumente/des neuen Fotos in ,F/D neu‘.

7.4 Neuantrag

Nachfolgend wird am Beispiel des Neuantrags ein genauer Ablauf von der Antragserstellung bis zum Ausdruck und Versand des Spielausweises dargestellt. Im Folgenden werden dann lediglich noch die hiervon abweichenden Abläufe beschrieben.

7.4.1 Antrag stellen

Über die Auswahl des Unterpunkts ,Neuantrag‘ gelangt man zum Eingabe-Menü.

Bei jedem neuen Vorgang muss den ‚Allgemeinen Nutzungsbedingungen‘ explizit zugestimmt werden. Das Antragsdatum kann vor-, aber nicht zurückdatiert werden.

Nach Bestätigung auf ‚Antrag ausfüllen‘ können die persönlichen Daten des Spielers erfasst werden. Die persönlichen Daten des Spielers muss der Nutzer nach der Eingabe bestätigen (,Personendaten bestätigen‘). Eine Korrektur der Daten ist bis zum Druck des Antrags grundsätzlich möglich (,Personendaten korrigieren‘)

Nach der Bestätigung der Personendaten kann das Spielrecht ausgewählt werden. Dabei werden nur jene Spielrechte angezeigt, die aufgrund des Alters und ggfs des Antragszeitpunkts möglich sind.

Nach der Auswahl des Spielrechts errechnet das System das Spielrecht als Testberechnung. Das verbindliche Spielberechtigungsdatum wird erst berechnet, wenn die Spielberechtigung endgültig beantragt wird.

Über einen Klick auf ‚Antrag Speichern‘ und ‚Antrag Drucken‘ stellt das System einen ausgefüllten Antrag als pdf-Datei zum Download bereit.

Der Vorgang erhält in ‚Anträge‘ den Status ,ausgefüllt‘.

Auf dem generierten Antrag müssen alle erforderlichen Unterschriften und Stempel eingeholt werden. Welche dies sind, können dem gedruckten Antrag entnommen werden. Der Antrag sollte abgespeichert werden und kann dem Spieler oder den Personensorgeberechtigten per E-Mail übermittelt werden. Alle Unterschriften müssen jedoch vor Beantragung der endgültigen Spielberechtigung im Original vorliegen.

Bei Jugendspielern ist kein gesonderter Nachweis des Geburtsdatums (Geburtsurkunde oder amtliche Bestätigung) mehr notwendig. Die Passstelle behält sich allerdings vor, einen solchen ggfs. nachträglich anzufordern.

ACHTUNG: Die Verbände können anderweitige Regelungen treffen:

Verband	mit Nachweis	ohne Nachweis	Besonderheiten
HV Württemberg	X
Hamburger HV	x	Nicht bei Ü 18
Pfälzer HV	X
Südbadischer HV	x
HV Rheinhessen	X	bei Korrektur
HV Schleswig Holstein	x
HV Saar	x
HV Westfalen	x

7.4.2 Antrag einreichen

Auswahl des Antrags Liegen alle Unterschriften vor, kann über den Menüpunkt , Anträge‘, der Antrag ausgewählt und mit einem Klick auf das Icon ‚Stift‘ die endgültige Spielberechtigung beantragt werden.

Dateiupload Upload Antrag: Der unterschriebene Antrag wird hochgeladen. Es kann nur ein Dokument hochgeladen werden. Es ist grundsätzlich der Antrag hochzuladen, dessen Antragsnummer im System angezeigt wird.

Upload zusätzliche Dokumente: Hier können weitere Dokument in beliebiger Anzahl hochgeladen werden Anträge und Dokumente können als pdf und als Bildformate (jpg, tif,…) hochgeladen werden

Upload Passbild: Es muss ein aktuelles digitales Passbild (nur Kopf und Schulterbereich) hochgeladen werden. Das Passbild muss als JPG oder PNG-Datei hochgeladen werden. Es genügt eine Auflösung von 120 dpi und 110×150 Pixel (Quotient Höhe/Breite größer 1,2). Das hochgeladene Foto wird zur Kontrolle im Vorschaufenster sichtbar. Ohne Bild kann der Antrag nicht abgesandt werden. Ein bereits hinterlegtes Bild muss durch ein aktuelles Foto ersetzt werden.

Mit Klick auf ‚Antrag einreichen‘ gelangt man zur Antragsübersicht.

Antragsübersicht und Absenden

Über ‚Daten korrigieren‘ hat man ein letztes Mal die Möglichkeit die eingegeben Personendaten und hochgeladenen Dateien nochmals zu korrigieren.

Sofern die Passstelle eine Überprüfung durchführen soll, kann diese explizit angefordert werden und im Feld ,Bemerkungen´ ein Grund für die Überprüfung eingetragen werden. In diesem Fall ist das Erstellen eines vorläufigen Spielausweises nicht möglich, der Antrag wird aber unter ,Anträge‘ abgelegt.

Vor der endgültigen Absendung des Antrags muss

Die Frage, ob ein sportgerichtliches Verfahren anhängig ist beantwortet werden und

explizit bestätigt werden, dass

die Befugnis vorliegt, eine Spielberechtigung zu beantragen,

die genannten Daten vollständig und korrekt sind,

alle benötigten Unterschriften auf dem Antrag vorhanden sind und

die Abschnitte IV und V der Spielordnung des DHB (§§ 10-19 SpO DHB) zur Kenntnis genommen und bei der Antragstellung beachtet wurden.

Über einen Klick auf ,Absenden‘ (S. Abb. S. 21) stellt das System einen vorläufigen Spielausweis bereit, der abgespeichert und ausgedruckt werden kann.

Dieser Spielausweis ist maximal 14 Tage gültig. Die Vorlage dient als Nachweis für das Vorhandensein einer Spielberechtigung (gilt nicht in der 3. Liga). Verzögert sich die Bearbeitung, weil der Antrag durch Versäumnisse des Vereins nicht bearbeitet werden kann, wird der vorläufige Spielausweis ungültig. Eine Verlängerung der Gültigkeit ist nicht möglich.

Hinweis: Solange der Antrag noch nicht abschließend von der Passstelle geprüft wurde, ist die Verwendung des vorläufigen Spielausweises auf eigene Verantwortung des Vereins. Sofern sich bei der Prüfung Gründe ergeben, die einen Widerruf des Antrags und somit ein Unwirksam werden der Spielberechtigung zur Folge haben, liegt das Verschulden hierfür beim Verein.

Im Regelfall erfolgt die Prüfung durch die Passstelle und das Erstellen der Druckdatei des Spielausweises innerhalb dieser 14 Tage.

Über den Menüpunkt ‚Pässe‘ kann mit einem Klick auf die Pass-Nr. die Druckdatei der Spielberechtigung angezeigt und als Nachweis der Spielberechtigung ausgedruckt werden.

Spieler, die einen gültigen Phönix II-Account haben können auf ihren Nachweis der Spielberechtigung selbst zugreifen und diesen ausdrucken oder über die App IDOnline den digitalen Nachweis der Spielberechtigung verwenden.

7.5 Antrag auf Vereinswechsel

Über die Menüpunkte ,Anträge‘ - ,Vereinswechsel‘ gelangt man zum ,Antrag auf Vereinswechsel‘.

Es gibt verschiedene Arten eines Vereinswechsels:

Innerhalb des Handballverbandes Württemberg,

innerhalb des Deutschen Handballbundes oder vom EK Württ. (Landesverbandswechsel)

Innerhalb der EHF/IHF - Internationaler Verbandswechsel.

Grundsätzlich ist vor dem Erstellen eines Antrags auf Vereinswechsel

innerhalb des HVW die Abmeldebestätigung aus PassOnline und

innerhalb des DHB/des EK Württemberg eine Abmeldebestätigung aus dem jeweiligen Pass(Online)-Systems einzuholen.

Näheres zur Abmeldung s.a. Abschnitt ‚Abmeldung‘. Zur Abmeldung von Vertragsspielern s.a. Abschnitt ‚Vertragsauflösung‘.

Hinweis: Ein Wechsel von einem Gastverein aus Österreich/der Schweiz zu einem Verein innerhalb des DHB ist ein Internationaler Transfer. Auch wenn die Spieler dieser Vereine im PassOnline erfasst sind, darf in diesem Fall von der Abmeldebestätigung kein Gebrauch gemacht werden. Die Grundlage für die Spielberechtigung in einem der Gastvereine ist eine Spielberechtigung im dortigen Nationalverband und somit handelt es sich um einen Wechsel Österreich/Schweiz - Deutschland. Ausschließlich bei einem Wechsel zwischen zwei Gastvereinen aus demselben Nationalverband darf von den Gastvereinen die Abmeldebestätigung verwendet werden.

7.5.1 Wechsel innerhalb des Landesverbandes

Der abgebende Verein händigt dem Spieler die Abmeldebestätigung aus. Die erforderlichen Daten bisheriger Verein, Spielausweis- und ID-Nummer können der Abmeldebestätigung entnommen und im System eingetragen werden. Vereine werden nach Eingabe von mind. 3 Buchstaben automatisch vorgeschlagen, der zutreffende Verein muss daraus entsprechend ausgewählt werden.

Nach der Bestätigung werden Abmeldedatum und die persönlichen Daten des Spielers automatisch ergänzt.

7.5.2 Landesverbandswechsel innerhalb des Deutschen Handballbundes

Bei einem Vereinswechsel aus einem anderen Landesverband innerhalb des Deutschen Handballbundes (Landesverbandswechsel) oder aus dem Eichenkreuzverband Württemberg, muss der bisherige Verein entsprechend ausgewählt werde. Vereine werden nach Eingabe von mind. 3 Buchstaben automatisch vorgeschlagen, der zutreffende Verein muss daraus entsprechend ausgewählt werden. Sollte der Verein nicht erscheinen, ist die Geschäftsstelle zu kontaktieren, die den Verein ggfs anlegen muss.

Ist der bisherige Verein aus einem Landesverband, der das PassOnline System der Handball4all verwendet, kann Spielausweis- und ID-Nummer der Abmeldebestätigung entnommen und im System eingetragen werden.

Nach der Bestätigung werden Abmeldedatum und die persönlichen Daten des Spielers automatisch ergänzt.

Ist der bisherige Verein aus einem Landesverband, der ein anderes PassOnline-System (wie z.B. nuLiga) verwendet, muss die Pass-Nr. (ohne Buchstaben) und der Tag nach dem letzten Spiel/das Abmeldedatum eingetragen werden.

Danach müssen alle Personendaten eingegeben werden.

Zusätzlich zum unterschriebenen Antrag muss als weiteres Dokument grundsätzlich die Abmeldebestätigung des jeweiligen PassOnline-Systems mit hochgeladen werden.

7.5.3 Internationaler Verbandswechsel

Bei einem internationalen Verbandswechsel ist zunächst das vollständig ausgefüllte Formular des Deutschen Handballbundes für einen Internationalen Verbandswechsel der Passstelle zuzusenden. Erst nach Freigabe durch die HVW-Passstelle darf der aufnehmende Verein in PassOnline einen Antrag auf Vereinswechsel ausfüllen (als abgebenden Verein *Europäische Handball Föderation bzw *Internationale Handball Föderation auswählen) und dem Spieler zur Unterschrift vorlegen. Der Antrag darf jedoch noch nicht eingereicht werden sondern muss im Status ausgefüllt („ausg“)bleiben. Eine weitere Bearbeitung erfolgt ausnahmslos über die Passstelle. Erst, wenn die Passstelle dem aufnehmenden Verein die Freigabe bestätigt, darf dieser den bereits unterzeichneten Antrag inkl. eines Fotos hochladen und schlussendlich über PassOnline verbindlich beantragen. Es wird keine vorläufiger Spielausweis erstellt. Der Antrag zum Internationalen Transfer sowie eine ausführliche Vereinshilfe ist auf der HVW.Homepage unter „Service/Formulare“ zu finden.

7.5.4 Sperrfreier Wechsel für Jugendspieler

Exkurs: Die Wartefrist für Jugendspieler/innen entfällt bei einem einmaligen Wechsel im Zeitraum vom 15.03. bis 31.05. eines Jahres. In diesem Fall ist zu beachten: Es darf jedoch frühestens zum 15.10. desselben Jahres ein Vereinswechsel vollzogen oder eine weitere Jugendspielberechtigung erteilt werden. Die Wartefrist entfällt NICHT (auch nicht bei einem Wechsel im Zeitraum vom 15.03. bis 31.05.)

für den Einsatz in Spielen der laufenden Saison des neuen Vereins (z.B. Meisterschaftsspiele, Jugendpokal oder weiterführende Meisterschaften),

nach Mitwirkung in Qualifikationsspielen für den bisherigen Verein,

für die Inanspruchnahme des Doppelspielrechts im neuen Verein.

Mit einem Vereinswechsel erlöschen auch Spielrechte in Zweitvereinen wie z.B. die Abtretung des Doppelspielrechts. Eine Wartefrist ist auch bei einer sofortigen erneuten Beantragung zu beachten.

Für die Beantragung im PassOnline ist zu beachten: Nur im Zeitraum 15.03. bis 31.05. wird der sperrfreie Wechsel (Spielberechtigung „… inkl. Qualifikationsspiele“) in PassOnline als Spielrecht zur Auswahl angeboten. Die Spielberechtigung muss innerhalb des jeweiligen Zeitraums VERBINDLICH BEANTRAGT sein (PassOnline Antragsbestätigung ,ABSENDEN‘).

8. Vereinsinterne Änderung

8.1 Beantragung eines weiteren Spielrechts/Reaktivierung/Anderung von Personendaten

Soll ein Spieler des eigenen Vereins ein weiteres Spielrecht erhalten, soll die Spielberechtigung eines abgemeldeten Spielers, der den Verein nicht verlassen hat, reaktiviert werden oder die Personendaten geändert werden, so muss ein Antrag auf vereinsinterne Änderung gestellt werden. Die Daten des Spielers werden über ‚Pässe‘ ausgewählt und über das Icon ‚Plus‘ in einen Antrag übernommen. Unter ,Daten zum Spielrecht‘ wird das gewünschte Spielrecht ausgewählt. Der Antrag muss von Verein(en) und Spieler/Personensorgeberechtigten unterschrieben werden. Ist eine ärztliche Unbedenklichkeitsbescheinigung notwendig, kann diese direkt auf dem Antrag eingeholt werden oder auf dem separaten Formular, das auf der Verbands-Homepage unter „Service/Formulare“hinterlegt ist. # Andere Bescheinigungen/Atteste sind nicht zulässig.

Weitere vereinsinterne Änderungen s.a. Abschnitt „Sonderspielrechte“.

Hinweis: Ein volljähriger A-Jugend-Spieler, der gleichzeitig bei den Erwachsenen eingesetzt werden soll, benötigt kein Doppelspielrecht mehr. Das Spielrecht wird auch nicht mehr angeboten. Ein Verzicht auf das Jugendspielrecht ist kein Antrag auf Doppelspielrecht. Vielmehr verliert der Spieler bei Auswahl dieses Spielrechts unwiderruflich das Recht in Jugendmannschaften zu spielen! Sofern lediglich ein neuer Pass benötigt wird, s.u. ‚Aktualisierung des Fotos‘

8.2 Änderung persönlicher Daten

Eine Änderung der persönlichen Daten kann im Zuge eines Vereinswechsels oder einer vereinsinternen Änderung vorgenommen werden. Der Antrag muss von Verein und Spieler/Personensorgeberechtigten unterschrieben werden. Ein Nachweis ist lediglich bei einer Änderung des Geburtsjahres notwendig und muss mit dem unterschriebenen Antrag hochgeladen werden. Die Passstelle behält sich vor, weitere Unterlagen anzufordern.

8.3 Sonderfälle

8.3.1 Wechsel innerhalb von Spielgemeinschaften (SG)

Ein sperrfreier Wechsel innerhalb einer SG wird nicht automatisch vom System berechnet. In diesen Fällen muss die HVW-Passstelle nach Überprüfung die Bearbeitung manuell vornehmen. Der Ablauf ist zunächst wie beim Antrag auf Vereinswechsel. Der Antragsteller muss bei der Antragsbestätigung um ,Antragsprüfung‘ bitten und im Bemerkungsfeld einen entsprechenden Eintrag vornehmen. Es wird kein vorläufiger Spielausweis erstellt.

8.3.2 Wegfall de Wartefrist gem. §27 SpO DHB

Eine Wegfall der Wartefrist (bei Vorliegen der Voraussetzungen gem. § 27 SpO DHB) wird nicht automatisch vom System berechnet. In diesen Fällen muss die HVW-Passstelle nach Überprüfung die Bearbeitung manuell vornehmen. Der Ablauf ist zunächst wie beim Antrag auf Vereinswechsel. Der Antragsteller muss dann bei der Antragsbestätigung um ,Antragsprüfung‘ bitten und im Bemerkungsfeld einen entsprechenden Eintrag vornehmen. Entsprechende Nachweise sind zusammen mit dem Antrag hochzuladen. Es wird kein vorläufiger Spielausweis erstellt.

9. Sonderspielrechte

9.1 Allgemeines

Nur in den jeweiligen Zeiträumen werden Sonderspielrechte in PassOnline zur Auswahl angeboten.

Die Spielberechtigungen müssen innerhalb des jeweiligen Zeitraums VERBINDLICH BEANTRAGT sein (PassOnline Antragsbestätigung ,Absenden/Einreichen‘)

Das gewünschte Spielrecht muss explizit im Bereich ,Daten zum Spielrecht‘ ausgewählt werden.

Sämtliche Voraussetzungen für die Erteilung des jeweiligen Spielrechts müssen zum Zeitpunkt der Antragstellung vorliegen.

Die Prüfung der Voraussetzungen haben durch den Verein bereits vor Antragstellung zu erfolgen. Liegen die Voraussetzungen nicht vor, darf kein Antrag gestellt werden. Im Zweifelsfall ist vorab die Passstelle zu kontaktieren.

Alle gemäß Spielordnung vorzulegenden Unterlagen müssen aktuell sein und müssen zum Antrag als weitere Dokumente hochgeladen werden.

Spielausweise eines anderen Landesverbandes sind grundsätzlich als Kopie hochzuladen (sowohl bei Landesverbandswechseln als auch landesverbandsübergreifenden Sonderspielrechten).

Der Druck eines vorläufigen Spielausweises ist nicht möglich, da die Erteilung der Spielrechte erst nach Überprüfung der Passstelle erfolgt.

9.2 Sonderspielrechte Jugendspieler

9.2.1 §19 SpO DHB Vorzeitiges Doppelspielrecht für DHB-Kaderspieler und Abtretung des Doppelspielrechts für Landes- und DHB-Kaderspieler

DHB-Kaderspieler können ein vorzeitiges Doppelspielrecht erhalten. Landeskaderspieler (mit Erreichen des regulären Alters) sowie DHB-Kaderspieler (ggfs. vorzeitig) können das Doppelspielrecht an einen anderen Verein abtreten. Der Antrag wird als vereinsinterne Änderung oder im Rahmen eines Antrags auf Vereinswechsel durch den Erstverein gestellt. Das System bietet die Spielrechte nur dann zur Auswahl an, wenn bei den Personendaten der Kaderstaus auf „ja“ geändert wird. Die Prüfung der Voraussetzungen des § 19 SpO DHB haben durch den Verein bereits vor Antragstellung zu erfolgen. Liegen die Voraussetzungen nicht vor, darf kein Antrag gestellt werden. Im Zweifelsfall ist vorab die Passstelle zu kontaktieren.

Bei der Antragserstellung wird der Zweitverein über Eingabe des Vereinsnamens ausgewählt (mindestens drei Buchstaben schreiben, dann bietet das System Vereine zur Auswahl an). Der Antrag ist vom Spieler und beiden Vereinen zu unterschreiben. Mit der Antragsbestätigung ist im Falle eines DHB-Kaderspielers zusätzlich zum Antrag eine Kaderbestätigung hochzuladen. Auf die weiteren Bestimmungen des § 19 wird ausdrücklich verwiesen

9.2.2 §19a SpO DHB Zweifachspielrecht Jugendspieler A-C

Der Antrag wird als vereinsinterne Änderung oder im Rahmen eines Antrags auf Vereinswechsel durch den Erstverein gestellt. Die Beantragung des Zweifachspielrechts für Jugendspieler der Altersklasse A bis C ist ausschließlich im Zeitraum 01.07. bis 30.11. eines Jahres möglich.

9.2.3 §19b SpO DHB Gastspielrecht für Jugendspieler

Der Antrag wird als vereinsinterne Änderung oder im Rahmen eines Antrags auf Vereinswechsel durch den Erstverein gestellt. Die Beantragung dieses Spielrechts ist im Zeitraum vom 01.07. bis 30.11. eines Jahres möglich sowie vom 15.03. bis 30.06. ausschließlich für den Einsatz in Qualifikationsspielen zum neuen Spieljahr und den sich daran anschließenden Meisterschaftsspielen der neuen Spielsaison (Hinweis: Der Erstverein darf dann zum neuen Spieljahr keine Mannschaft in der betreffenden Altersklasse melden)

Bei der Antragserstellung wird der Zweitverein über Eingabe des Vereinsnamens ausgewählt (mindestens drei Buchstaben schreiben, dann bietet das System Vereine zur Auswahl an). Der Antrag ist vom Spieler, ggfs. Personensorgeberechtigten und beiden Vereinen zu unterschreiben.

Auf die weiteren Bestimmungen der § 19 a und b insbesondere in Verbindung mit § 26 Abs. 2 wird ausdrücklich verwiesen.

Exkurs: Erteilte Zweifachspielrechte und Gastspielrechte Jugend gelten nur bis zum Ende der Spielsaison (§ 9 SpO DHB), in der das Spielrecht beantragt wurde und somit nicht für Qualifikationsspiele des neuen Spieljahres - auch wenn das Spielrecht im Spielausweis bis 30.06. eingetragen ist. Dies ist insbesondere im Hinblick auf zeitlich parallel laufende Spielrunden in der Zeit von April bis Juni zu beachten. Ggfs. ist hier eine Entscheidung zugunsten nur einer Spielrunde erforderlich. Auf evtl. Einschränkungen gem. § 26 SpO DHB (s.o. Abschnitt Vereinswechsel) wird an dieser Stelle nochmals hingewiesen.

9.3 Sonderspielrechte Erwachsene

9.3.1 Vertragsspieler (nur für Spieler der viel höchsten Spielklassen)

Der Antrag wird als vereinsinterne Änderung oder im Rahmen eines Antrags auf Vereinswechsel durch den Erstverein gestellt. Die Antragstellung für einen Spieler mit Vertrag ist ausschließlich im Zeitraum 01.07. bis 15.02. eines Spieljahres möglich. Im Landesverband werden nur Anträge für Spieler aus Vereinen der 3. und 4. Liga gestellt. Für die erste und zweite Bundesliga ist der Antrag beim Ligaverband der Bundesliga zu stellen. Anträge für Spieler mit Vertrag (ggfs inkl. Ausleihe/Zweifachspielrecht) werden als vereinsinterne Änderung oder im Rahmen eines Antrags auf Vereinswechsel gestellt. Bei Auswahl eines Spielrechts ,...inkl. Vertrag‘ muss zusätzlich noch die Vertragslaufzeit ausgewählt werden.

Bei Auswahl eines Spielrechts ,...inkl Ausleihe/Zweifachspielrecht’wird bei der Antragserstellung der Zweitverein über Eingabe des Vereinsnamens ausgewählt (mindestens drei Buchstaben schreiben, dann bietet das System Vereine zur Auswahl an). Der Antrag ist vom Spieler und beiden Vereinen zu unterschreiben. Auf die weiteren Bestimmungen zu Spielern mit Vertrag sowie Ausleihe und Zweifachspielrecht wird ausdrücklich verwiesen.

9.3.2 Vertragsauflösung/Abmeldung von Vertragsspielern

Eine Abmeldung eines Vertragsspielers kann nur nach Vertragsende vorgenommen werden. Soll eine Abmeldung vor Vertragsende erfolgen, muss die Auflösung des Vertrags mittels des auf der HVW-Homepage hinterlegten Formulars der Passstelle angezeigt werden. Erst, wenn die Passstelle die Vertragsauflösung eingetragen hat, ist eine Online-Abmeldung möglich. (Hinweis: Der Eingang der Vertragsauflösungsanzeige bei der Passstelle ist hinsichtlich der Berechnung der Wartefrist maßgeblich.)

9.3.3 §15 SpO DHB Zweitspielrecht Pendler

Der Antrag wird als vereinsinterne Änderung oder im Rahmen eines Antrags auf Vereinswechsel durch den Erstverein gestellt und ist ausschließlich im Zeitraum 01.07. bis 30.11. eines Jahres möglich. Bei der Antragserstellung wird der Zweitverein über Eingabe des Vereinsnamens ausgewählt (mindestens drei Buchstaben schreiben, dann bietet das System Vereine zur Auswahl an).. Der Antrag ist vom Spieler und beiden Vereinen zu unterschreiben. Die Passstelle erstellt einen neuen Spielausweis mit dem eingetragenen Zweitspielrecht. Das Zweitspielrecht gilt bis zum Ende des Spieljahres (§ 8 SpO DHB).

Auf die weiteren Bestimmungen des § 15 SpO wird ausdrücklich verwiesen.

Hinweis: Achten Sie bei der Überprüfung der Distanzen beim Zweitspielrecht darauf, einen Routenplaner zu verwenden, der die Option „kürzeste Strecke“ anbietet.

10. DHB

Reines ERFASSEN von Spielberechtigungen – keine Antragstellung Einträge unter ‚DHB‘ stellen ein reines ERFASSEN von Spielerdaten, von Personen die bereits eine Spielberechtigung haben dar. Es handelt sich NICHT um eine Antragsstellung. Ein Eintrag ist auch ausschließlich für Spielausweise aus (Landes)verbänden, die NICHT Phoenix II nutzen notwendig (Layout Spielausweis oder Verzeichnis in der Präsentation „Anleitung Phönix 2“) auf HVW-Homepage unter „Handbücher“). Fälle, in denen Einträge erfolgen sind:

Es besteht bereits eine Spielberechtigung in einem anderen (nicht Phönix-)Landesverband

Ein Eintrag ins System ist notwendig z.B. weil ein Sonderspielrecht für den HVW-Verein erteilt wurde (z.B. Zweitspielrecht Pendler) oder weil der Verein als Gastverein aus einem (nicht Phönix-)Landesverband am HVW-Spielbetrieb teilnimmt.

Im Zweifelsfall ist die HVW-Geschäftsstelle zu kontaktieren bevor Einträge vorgenommen werden.

Ablauf Stammverein auswählen. Nach Eingabe von 3 Buchstaben werden Vorschläge der Vereinsnamens bereits angezeigt, dieser muss per Klick ausgewählt werden. (Erscheint kein Vereinsname muss dieser Verein von der GS angelegt werden – Kontaktaufnahme ist erforderlich). Einreichenden Verein eintragen. Spielausweis hochladen (nur pdf). Personendaten und Spielrechte gemäß Spielausweis eintragen. Alle Daten des vorliegenden Spielausweises sind 1:1 in das System zu übertragen. Absenden/Einreichen. Anschließend wird die Registrierung durch die Pass-Stelle kontrolliert und freigegeben.

11. Konsequenzen bei Missbrauch

Bei PassOnline unterscheiden sich die Richtlinien nicht von den bisherigen Bestimmungen hinsichtlich des Erschleichens einer Spielberechtigung oder des Spielens ohne Spielberechtigung. Sowohl für den Spieler als auch für den Funktionär und den Verein sind Strafen bei Verstößen gegen die Spielordnung sowie die Nutzungsbedingungen von PassOnline möglich. Um Bescheide, Spielwertungen oder Sperren zu vermeiden, ist im Zweifelsfall eine Anfrage bei der Passstelle vor Absenden des Antrags anzuraten.

Auftretende Fragen beantwortet gerne die Passstelle des Landesverbandes.